Para crear una estimación de los costos asociados a los trámites de diferente documentación en papel lo más justo sería empezar por hacer el conteo de gastos obvios como: mensajería, honorarios, papel, tinta, etc. El verdadero costo de papeleo se debe a la ineficiencia y falta de coherencia durante los procesos de negocio; los procesos basados en papel son lentos. El papeleo se pierde y además deja mucho margen para el error humano.
Por otro lado, el tiempo dedicado a tratar con la documentación física podría dedicarse a acciones que tienen más valor para el negocio. Al día de hoy no existen empresas que tengan una gran cantidad de mano de obra desocupada, lo que deja dos posibilidades: los trabajadores deben trabajar más horas o un nuevo empleado debe ser contratado para tomar el relevo.
Se estima que el trabajador de finanzas, en promedio pasa 49% de sus operaciones llenando formularios y haciendo frente a las facturas diarias, y las empresas en México no son la excepción. Según un estudio del Observatorio Laboral México[1], el salario mensual promedio de un trabajador de operaciones financieras y de negocios es $ 23,414 MX. Suponiendo semanas de trabajo de 40 horas a la media de 50 semanas al año, el costo de la mano de obra de una empresa incurre en el pago de sus empleados para procesar transacciones financieras, lo que superarían los $280,968 MX anuales.
Esta es una manera ciertamente simplista de ver el problema, por supuesto, no todo lo que entra en el procesamiento de transacciones es inherentemente un “despilfarro” y no hay manera de eliminar por completo la necesidad de ella. A pesar de ello, los costos de oportunidad son muy reales. Los empleados financieros son de alta cualificación y remuneración, por lo que las compañías están gastando horas y dinero en cumplir con trámites en papel.
Esta estimación no considera el rango de los gastos no laborales que pueden surgir de los procesos financieros basados en papel, además de los elevados gastos que implica la creación, envío y almacenamiento de documentos físicos. Y teniendo registros físicos menos fiables, aumenta el riesgo de tener incumplimiento, poca seguridad de la información, impuestos o de responsabilidad civil general.
Así que, si aceptamos que el papeleo le cuesta a la empresa dinero y productividad por parte de sus empleados, ¿qué podemos hacer para reducir su impacto o eliminarlo por completo? La digitalización puede recorrer un largo camino hacia el logro de ese objetivo y las cuentas por pagar es un gran punto inicial para comenzar. A partir de ahí, algunos tediosos procesos manuales pueden simplificarse o eliminarse por completo con la automatización del flujo de trabajo. Con la tecnología adecuada, como la solución ‘Pay Control’ de Ricoh, que proporciona a las empresas un ahorro significativo en tiempo y dinero evitando así procesos manuales, las compañías podrán tener un impacto inmediato en la eficiencia de su negocio, así como su cuenta de resultados.
