Por Rick Vanover, Director Senior de Estrategia de Producto de Veeam

Perseguir las últimas tendencias tecnológicas es una práctica cada vez más común. A medida que la tecnología continúa convirtiéndose en parte de nuestra vida diaria, el ciclo de vida de nuestros dispositivos se vuelve más y más pequeño. Esto plantea un gran problema para la expansión de los datos.

Con el ciclo de vida de la tecnología acortándose, muchas personas abandonan dispositivos viejos en tiendas de segunda mano o los venden a nuevos propietarios. De hecho, de acuerdo con IDC[1], el año pasado el mercado mundial de celulares usados alcanzó los 206.7 millones de unidades embarcadas, y se espera que para 2023 la cifra llegue a 332.9 millones. El problema es que, en ocasiones, esto se hace sin pensar en los datos y la información personal que se queda en ellos.

Por otro lado, actualmente muchas personas están trabajando desde casa, optando por utilizar una computadora personal para hacer su trabajo. Esto hace que controlar y gestionar los datos de su organización sea un desafío casi imposible de solventar. Ahora que los datos se extienden por la empresa y los dispositivos personales, no hay control sobre ellos, en especial cuando se venden a su próximo hogar, se dejan en una tienda de segunda mano o se desechan.

Además, tendencias en el lugar de trabajo como Bring Your Own Device (BYOD) están ganando popularidad y dificultan que las organizaciones realicen un seguimiento de los datos. Los equipos de TI tienen menos control sobre los dispositivos personales de los empleados, por lo que proteger los datos que contienen es un gran reto. Aspectos como la falta de cifrado o sistemas operativos obsoletos pueden conducir a posibles hackeos y pérdida de datos.

Esto es algo que las organizaciones deben tener en cuenta al implementar una estrategia de seguridad cibernética. El primer paso para una exitosa gestión de los datos es que los equipos de TI logren educar al personal con respecto a los riesgos que conlleva el desechar dispositivos antiguos, exponer las prácticas de seguridad convenientes y establecer las protecciones adecuadas dentro de la compañía.

Una parte de dicha capacitación debería consistir en la forma de limpiar correctamente el contenido de los teléfonos si finalmente se deshacen de ellos en alguna tienda. En realidad, no es algo que la mayoría de las empresas estén considerando actualmente, pero deberían hacerlo ya que este año, ante el lanzamiento de diversos modelos de smartphones de diferentes marcas, se estima que habrá un aumento considerable en la oferta de teléfonos móviles de segunda mano. De acuerdo con la consultora GFK, a nivel mundial el iPhone sigue liderando el mercado de segunda mano.

Los empleados también deben ser instruidos acerca de cómo identificar posibles ataques de malware, phishing o ransomware en sus dispositivos personales. Si son capaces de identificar estas amenazas, se mitiga el riesgo de pérdida de datos.

Independientemente a la capacitación hacia el personal, existen algunas protecciones que los equipos de TI pueden implementar manualmente para disminuir aún más los riesgos.

• Actualizaciones de software constantes: si los empleados optan por utilizar sus dispositivos personales con fines laborales, esto tiene que estar bajo el precedente de que el teléfono se actualice periódicamente. Asegurarse de brindar a la fuerza laboral el apoyo necesario para dichas actualizaciones es lo más deseable.
• Seguridad por contraseña: para minimizar los riesgos de seguridad, la recomendación es implementar un cambio de password mensual obligatorio, imponiendo restricciones sobre el tipo de contraseñas que usan los empleados para que éstas sean menos obvias.
• Cifrado de datos: los smartphones y las tablets tienen opciones de cifrado que brindarán protección al almacenamiento. Este tipo de equipos, cuando están encriptados, tienen un menor riesgo de ser hackeados.
• Borrado de todos los datos del teléfono: si el personal decide cambiar a un nuevo dispositivo o dejar de usar el actual, es importante que el área de TI se asegure de administrar la eliminación de todos los datos de dicho equipo y de contar con una política estricta sobre el descarte de dispositivos.

A medida que el trabajo desde casa se convierte en la nueva normalidad, tanto para este año como hacia el futuro cercano, cada vez es más complicado gestionar la expansión de los datos de una empresa. Si bien estas tendencias de trabajo ágil se habían predicho para los próximos 5 a 10 años, las organizaciones no estaban preparadas para que se volvieran tan convencionales en 2020. Y conforme miramos hacia el futuro, esto sólo será cada vez más complicado.

Las acciones útiles en este caso van en dos vías: por un lado, como usuarios de equipos móviles debemos tomar consciencia al revender, donar o desechar nuestro smartphone, del valor de los datos que permanecen contenidos en él, y hacer lo necesario para evitar que dicha información caiga en las manos equivocadas. Y, por otro, los equipos de TI empresariales, comprendiendo los riesgos que conlleva el adoptar acuerdos de trabajo más flexibles que permiten el uso de equipos personales, requieren reajustar políticas y considerar estrategias de gestión de datos acorde a los tiempos, como una Gestión de Datos en la Nube, que automatiza y mejora el manejo de los datos del negocio donde sea que se encuentren, lo que facilita su protección.

[1] “Worldwide Market for Used Smartphones Forecast to Grow to 332.9 Million Units with a Market Value of $67 Billion in 2023, According to IDC”, IDC.