Expertos de OTRS Group explican cómo crear flujos de trabajo resilientes para que las organizaciones minimicen la complejidad de habilitar el trabajo desde casa, gestionar las incapacidades de trabajo y hasta las vacaciones.

Ciudad de México, 4 de agosto de 2022 – El elevado número de llamadas para reportarse enfermo por coronavirus y la temporada de vacaciones de verano están ocasionando actualmente altas tasas de ausencia en muchas compañías. Esto significa que las tareas laborales las debe asumir algún colega o incluso se quedan sin hacer. En muchos casos, los gerentes enfrentan el problema volviendo a priorizar y organizar los proyectos y los flujos de trabajo con poca anticipación. Deben asegurar que los empleados que sustituyan a los ausentes reciban rápidamente toda la información y los archivos que necesitan para dar continuidad a los proyectos en la manera más transparente posible. En cuanto al resto de los empleados en el equipo, el nivel de estrés aumenta.

Los procesos claramente definidos y soportados por las áreas de TI que funcionan de manera flexible desde la oficina o la oficina en casa, así como la manera sencilla de organizar las vacaciones, las incapacidades laborales o el tiempo de teletrabajo, crean flujos de trabajo transparentes y resilientes. Además, ayudan a los equipos a mantenerse al tanto de las cosas, a proteger la salud y la fuerza laboral en general y a reducir el estrés —e incluso el agotamiento—.

“Los eventos globales como la pandemia del coronavirus, los problemas de la cadena de suministro o la guerra en Ucrania también afectan a las compañías y sus empleados; además, impactan y afectan la planeación de los procesos laborales en varios niveles. Los procesos bien establecidos se desorganizan, se entorpecen o incluso se interrumpen por completo”, dice Sabine Riedel, miembro del consejo de OTRS. “Probablemente tengamos que asumir que dichas incertidumbres en la planeación no desaparecerán en el futuro próximo. Las compañías que actualmente diseñan sus flujos de trabajo con resiliencia y soportan los procesos y responsabilidades de manera sistemática y consistente a través de un sistema BPM pueden incrementar la resiliencia del equipo y aliviar a los empleados organizacionalmente. El uso activo de descansos y tiempo de inactivad suficiente también son componentes importantes”.

#1 Tomen descansos y recesos a conciencia

Cuando la carga de trabajo en un equipo es alta y las listas de pendientes están llenas, puede ser contraproducente poner atención activamente a los descansos y pequeños recesos. Pero lo opuesto también es cierto: los descansos, con un pequeño cambio de escenario y algo de ejercicio, relajan a las personas y permiten modificar las perspectivas. Renuevan la mente y la motivación y generan fuerza para un desempeño renovado. Un ambiente laboral en el que los descansos y el tiempo de inactividad se reconocen y utilizan conscientemente, en el cual los empleados tienen permitido definir su propio ritmo entre la actividad y el descanso, incrementa el bienestar y la resiliencia del equipo, aún bajo cargas de trabajo pesadas. La salud, motivación y desempeño de los empleados se mantienen.

#2 Continúen ampliando la cooperación transparente

Los equipos en todo el mundo han aprendido a trabajar bien juntos y a estructurar la comunicación, incluso cuando no están presentes en una oficina, debido a la pandemia de los últimos años. En muchos casos, las compañías han creado la infraestructura de TI necesaria para esto con lugares de trabajo basados en la web y funciones básicas de colaboración bien establecidas en la mayoría de las compañías del mundo. Dichas funciones incluyen la gestión transparente del horario laboral, las ausencias por vacaciones, la incapacidad laboral o trabajo en casa y la integración de videoconferencias en las comunicaciones. Estas capacidades humanas, organizativas y técnicas adquiridas durante la pandemia han incrementado de manera significativa la resiliencia de los flujos de trabajo. Ahora necesitan desarrollarse y refinarse más, en lugar de, por ejemplo, volver a la “situación normal” anterior o insistir en que los empleados asistan presencialmente a la oficina.

#3 Definan procesos, decisiones y autorizaciones claros

Los procesos, recursos y responsabilidades claramente definidos promueven la resiliencia del equipo en tiempos de estrés, independientemente de, por ejemplo, las tareas que deben asumirse debido a los colegas que se reportan enfermos o porque se necesita un sustituto durante las vacaciones. Un software BPM potente, como OTRS, puede soportar y automatizar sistemáticamente los procesos y comunicación del equipo. Asimismo, puede digitalizar los flujos de trabajo estandarizados con todos los recursos necesarios, aprobaciones y personas involucradas. Esto significa que las tareas actuales pueden asumirse fácilmente y concluirse de forma automática, incluso por los empleados que sustituyen a sus colegas. Esto ahorra tiempo, reduce la tasa de error y garantiza una comunicación y procesos profesionales. La calidad de la colaboración y resiliencia del equipo aumenta, aún en tiempos estresantes.   

Acerca de OTRS Group

OTRS Group es el fabricante y proveedor más grande del mundo de la solución de gestión de servicios OTRS, galardonada con el sello de aprobación SERVIEW CERTIFIED TOOL.

Ofrece a las empresas de todas las industrias soluciones de comunicación estructurada en las áreas de servicio al cliente, gestión de servicios de TI y gestión de seguridad. Además de los productos principales de OTRS, las soluciones de seguridad STORM y CONTROL garantizan la gestión eficiente y documentación transparente de los incidentes de ciberseguridad conforme a normas como la ISO 27001.

Entre sus clientes se encuentran Lufthansa, Airbus, Porsche, BSI (Oficina Federal de Seguridad en Tecnologías de la Información), Max Planck Institute, Toyota y TUI Cruises. La compañía está compuesta por OTRS AG y sus cinco subsidiarias OTRS Inc. (EUA), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS Asia Pte. Ltd. (Singapur), OTRS do Brasil Soluções Ltda. (Brasil) y OTRS Magyarország Kft. (Hungría). OTRS AG figura en el segmento básico de la Bolsa de Fráncfort. Para obtener más información, visite www.otrs.com.