Los equipos de TI jugarán un rol fundamental en la manera y el diseño de las oficinas en la era post-pandemia. 

Por Alan Ni, director Senior de Marketing de Edge en Aruba, una empresa de Hewlett Packard Enterprise

A pesar del incremental papel de la tecnologia en la oficina, y su profunda influencia en los roles laborales por los últimos 40 o 50 años, el diseño ambiental de los entornos de trabajo ha cambiado muy poco desde los años 70s. Con todo, la pandemia del Covid-19 ha probado ser un catalizador importante para el cambio, precipitando un rompeolas masivo de paradigmas con respecto a la forma en que las empresas y sus accionistas perciben el espacio físico de la oficina, y el papel que juega dentro de la organización.

La reinvención del trabajo se desarrolla hoy como un modelo híbrido, en el que los trabajadores del conocimiento, que tradicionalmente han realizado sus actividades en un entorno de oficina, se han adaptado a trabajar desde prácticamente cualquier sitio: ya sea en casa, el camino o una oficina de tiempo parcial. En tanto, el éxito del trabajo remoto ha mostrado un nuevo camino hacia la manera en que las organizaciones administran los espacios de trabajo y a las personas que los ocupan.

Para la mayoría de las organizaciones, los bienes raíces representan el segundo gasto más alto, después del talento. Ahora que muchas de estas mismas empresas están implementando un modelo de fuerza laboral híbrida, los negocios más innovadores han comenzado a examinar más de cerca el futuro de la figura de la oficina.

De los edificios inteligentes a la gestión inteligente de la fuerza laboral

La creciente prevalencia de la tecnología de sensores en los ambientes físicos ha hecho que las estructuras de los edificios sean significativamente más “inteligentes”, aunque casi exclusivamente alrededor del desempeño de la propia edificación, sobre todo vinculada con iniciativas ecológicas de medición y reducción del consumo energético para la automatización de las funciones del inmueble.

Y, ¿qué pasa con el usuario? Después de todo, el propósito de una oficina es apoyar a las personas que trabajan en ella. Como resultado, la mayoría de las compañías tienden a sub-utilizar el uso del espacio. Al programar el entorno de un edificio, los negocios suelen diseñar alrededor de sillas y áreas de escritorio como factor principal. Pero con el surgimiento del trabajo remoto masivo, las empresas se están dando cuenta de que hay ciertos trabajos y funciones en los que el personal puede ser igual de productivo, si no es que más, fuera de la oficina. Este fenómeno está obligando a las organizaciones a repensar por completo cómo usar el espacio de la oficina.

La oficina reinventada

Las compañías más avanzadas se están alejando del paradigma de las sillas ejecutivas y se encaminan a otro centrado en crear espacios colaborativos, similares a la comunidad, para que los empleados se reúnan mientras trasladan el espacio de trabajo focal a entornos remotos o domésticos. Vinculada a este replanteamiento de las áreas, está la exploración de cómo la tecnología puede ayudar a facilitar, no sólo una colaboración efectiva, sino también a crear un entorno seguro y cómodo para todos.

A corto plazo, dicha tecnología se manifiesta en la conformación de programas eficientes de rastreo de contactos, monitoreo de la ocupación de las personas y reorganización de espacios para ayudar a garantizar que se puedan seguir los protocolos de distanciamiento social por el Covid-19, o incluso la exploración de implementar tecnologías touchless (sin contacto), desde para operar elevadores hasta para compartir equipos de audioconferencia.

Estas tecnologías aprovechan la explosión de dispositivos y sensores de IoT que están llegando a la red. Las TI corporativas deben ocuparse de integrarlos, aprovisionarlos, rastrearlos y protegerlos, mientras crean una experiencia de usuario perfecta en sus infraestructuras cableadas, inalámbricas y WAN desde el centro de datos tradicional hasta la nube, y cada vez más, hasta el borde.

A largo plazo, al tiempo que los diseñadores de bienes raíces quieren adoptar un enfoque audaz para reducir el exceso de espacio y reutilizar los diseños del espacio de trabajo para que sean más adecuados para la colaboración, también están tomando decisiones informadas usando datos generados por sensores y gadgets de IoT. El uso de estos datos les brinda una visión de cómo se está utilizando realmente el espacio en la vida real, en lugar de en teoría, para que puedan tomar las decisiones precisas en el momento correcto, evitando costosos errores de cálculo y la interrupción del entorno general del espacio de trabajo.

Parte de ese proceso puede incluir el concepto de escritorios compartidos, en el que el personal ya no mantendrá espacios dedicados. Por ejemplo, si un empleado llega a la oficina, se sentará en un lugar diferente cada día, y esto requerirá que las organizaciones piensen cómo facilitan y organizan el espacio, tanto física como tecnológicamente, incluido el desarrollo de herramientas de mapeo digital que puedan mostrar a los trabajadores dónde deberían sentarse ese día, todo esto asegurando que la experiencia del empleado sea prácticamente la misma de escritorio a escritorio, desde la casa hasta las carreteras.

Para el éxito de este tipo de modelos, es fundamental garantizar que los equipos de TI puedan proporcionar la misma experiencia y el mismo acceso, junto con herramientas de colaboración enriquecidas que brindan baja latencia con un rendimiento siempre activo en el lugar donde se encuentra físicamente el trabajador a lo largo del mundo.

Los espacios de trabajo híbridos requieren paciencia y colaboración interfuncional

Crear una experiencia similar desde el hogar, la oficina y el camino requerirá una colaboración significativa no sólo en el área de TI, sino también en Recursos Humanos, Operaciones, Comunicaciones Internas y prácticamente todos los demás aspectos del negocio, desde el soporte de la funcionalidad ergonómica de los empleados remotos hasta garantizar la conectividad en caso de una interrupción en la ciudad o región donde residen los empleados.

Básicamente, dado que el entorno de la oficina experimenta su primer gran cambio en los últimos 50 años, el ritmo del cambio debe alinearse con las necesidades de la organización. Tales cambios ocurrirán de forma iterativa; cada organización es diferente y no todo será al mismo ritmo ni completamente. El fracaso es inevitable en algunos casos, pero con el nivel adecuado de experimentación y consideración repartidos entre los componentes clave, las empresas pueden encontrar el equilibrio adecuado dentro de la “nueva normalidad”. Sigue siendo incierta la manera en que el entorno laboral híbrido se está sacudiendo recientemente, pero lo que es seguro es que el ambiente de oficina de ayer nunca regresará del todo.