Una solución inteligente de gestión de viajes y gastos es el ejemplo idóneo de la nueva generación de tecnologías basadas en IA porque incrementa el valor de los colaboradores, aumenta la productividad y logra la reducción de costos.

CIUDAD DE MÉXICO, México, a 08 de abril de 2024. – De acuerdo con el estudio de SAP Concur y Forrester Consulting “Potenciar el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, realizado a nivel global a 415 tomadores de decisiones, los viajes de los colaboradores son fundamentales para el éxito empresarial, y el ahorro de costos y la visibilidad financiera son aspectos críticos de la gestión de los gastos; por ello, las organizaciones de todos los tamaños necesitan una solución inteligente de viajes y gastos que se integre fácilmente con los sistemas existentes y sea lo suficientemente flexible como para satisfacer necesidades empresariales diversas y cambiantes.

La evolución continua del trabajo significa que las empresas ahora requieren procesos y políticas de viajes y gastos corporativos más eficientes, seguros y productivos. Más aún, en un entorno económico y de negocios actual donde es imprescindible tomar acciones concretas para combatir los índices inflacionarios, las alzas en las tasas de interés y los desequilibrios en las cadenas de suministro es imprescindible que las empresas inviertan en tecnologías inteligentes que potencien su resiliencia y aumenten su generación de valor, al tiempo brindar a sus colaboradores políticas y procesos más eficientes, seguros, económicos y productivos.

En este sentido, Erick Dubon, consultor principal de soluciones de SAP Concur México, afirmó que “contar con una solución la gestión de viajes y gastos enriquecida con inteligencia artificial, como SAP Concur, representa una excelente oportunidad para lograr estos objetivos, puesto que ayuda a mejoran la experiencia de los colaboradores, reduce costos, aumenta el retorno de inversión e, incluso, contribuyen a los objetivos sostenibles”.

Principales hallazgos del estudio:

• El 78 % de los responsables de la toma de decisiones desean una solución única para gestionar la totalidad de su proceso de viajes y gastos.
• El 64 % de los responsables de la toma de decisiones relataron que sus empresas se ven bajo presión para gestionar los costos y optimizar los recursos de forma más eficaz.
• Durante los últimos 12 meses, cerca de la mitad de los encuestados han visto aumentar la presión para mejorar la eficiencia operativa en respuesta a las fuerzas macroeconómicas. Para el 40 % esta presión supuso una reducción del presupuesto global de la empresa.
• Para más de la mitad de las organizaciones encuestadas, la consecuencia más marcada del trabajo híbrido es el aumento de los riesgos en relación con la seguridad de los datos. Dado este aumento del riesgo, el 72 % afirmó estar preocupado por la seguridad de los datos personales y empresariales en lo que respecta a su solución de viajes y gastos.
• El 77 % de los responsables de la toma de decisiones espera que la demanda de viajes aumente debido al trabajo a distancia y los eventos realizados.
• Aunque los viajes de negocios no se han recuperado completamente aún, el 32 % de los responsables de la toma de decisiones espera que aumenten en los próximos 12 meses, mientras que el 58 % espera que se mantengan estables.
• Cuando se les preguntó por las iniciativas que sus empresas emprenderían en breve, los responsables de la toma de decisiones sobre viajes y gastos señalaron que el objetivo más importante en la empresa era mejorar la eficiencia y la productividad mediante el aumento de la automatización, respecto a lo cual un 76 % afirmó que se trata de una prioridad crítica o alta. Dos tercios afirmaron que una plataforma de viajes y gastos más automatizada daría el impulso necesario a la eficiencia y la productividad y el 77 % señaló que la automatización de las aprobaciones y auditorías es más importante ahora debido a la presión añadida de aumentar la eficiencia y reducir los costos.
• La mejora de la experiencia de los colaboradores es la segunda iniciativa empresarial más importante del estudio; el 72 % de los responsables de la toma de decisiones la calificaron de prioridad crítica o alta.
• El 61 % señaló lo mismo respecto a mejorar la capacidad de innovación y adaptación de sus empresas.
• Existen muchas razones significativas por las que los viajes de los colaboradores son fundamentales para hacer negocios, pero la más importante, de acuerdo con el 77 % de los responsables de la toma de decisiones, es la gestión de las relaciones con los clientes, que incluye la satisfacción del cliente, las ventas cruzadas (cross-selling) y la consecución de ventas de mayor valor (upselling).
• La sostenibilidad es una de las cinco principales iniciativas de las empresas: el 60 % de los responsables de la toma de decisiones la identifican como una prioridad crítica o alta.
• El 72 % de los responsables de la toma de decisiones afirmaron que mejorar la experiencia de los colaboradores es una prioridad crítica o alta para su organización, pero la falta de automatización y procesos laboriosos de gasto son problemas importantes que les restan tiempo y provocan una frustración significativa en el personal.
• Para otro 59 % de los líderes del ámbito de los viajes y gastos, la frustración de los empleados tuvo un impacto negativo grande o muy grande en sus organizaciones.
• Para el 43 % de las organizaciones encuestadas, el aumento de los gastos que incumplen las políticas es un riesgo, la automatización de la detección del fraude no solo ahorra dinero, sino que libera a los empleados para que dediquen su tiempo a tareas con mayor valor añadido.
• El 61 % de los responsables de la toma de decisiones destacaron que los responsables financieros de sus organizaciones no tenían una visibilidad suficiente de los datos de gasto de los colaboradores en tiempo casi real. En este sentido, muchas empresas tienen dificultades para hacer un seguimiento del gasto (54 %) o no disponen de datos financieros actualizados para tomar decisiones importantes (47 %).
• En un entorno en el que la seguridad de los datos está más regulada y las amenazas son más avanzadas, especialmente en escenarios de trabajo híbridos, el 72 % de los responsables de la toma de decisiones están preocupados por la seguridad de los datos personales y empresariales en lo que respecta a su solución de viajes y gastos.
• El 53 % de los responsables de la toma de decisiones nos relataron que la incapacidad de sus empresas para ampliar y adaptar eficazmente las plataformas y programas actuales de viajes y gastos ha tenido importantes consecuencias negativas para el negocio.
• El 75 % de los encuestados comentó que una prioridad crítica o alta era aumentar la automatización de los procesos de aprobación y auditoría. La automatización es la prioridad más importante, porque permite a las empresas lograr muchas otras prioridades importantes relacionadas con los viajes y gastos sobre las que preguntamos, entre ellas: la manera de mejorar la experiencia del usuario (68 %), controlar los costos (62 %) y facilitar la toma de decisiones en tiempo casi real (56 %).
• Para muchas empresas implementadoras, las ventajas coinciden con estas necesidades, ya que comunicaron que sus empresas habían conseguido una mayor visibilidad financiera (68 %) y la capacidad de ofrecer información práctica a la empresa (54 %). Sin embargo, el 62 % también destacó que la inversión en una solución inteligente de viajes y gastos generó menos errores en los gastos y ofreció una mayor claridad sobre los datos financieros.

En conclusión, la gestión de los viajes y gastos potenciada con funciones que incorporan inteligencia artificial, como la solución SAP Concur, está evolucionando para empoderar a los colaboradores y fortalecer cada vez más a las compañías. En un entorno en el que la IA está cada vez más establecida, los líderes empresariales con visión de futuro encuentran en estas soluciones nuevas formas de generar más valor, aumentar productividad y eficiencia operativa y lograr ahorros.

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