La transformación del espacio de trabajo conecta tres cosas: el diseño, la tecnología y las políticas para la creación de estos ambientes y fomentar la colaboración en equipo. Así, se crea una conexión entre las áreas de recursos humanos, legal y tecnologías de información de la empresa.
Si consideramos que colaborar está más relacionado con los procesos y las métricas de éxito versus la cercanía de las personas, encontramos que —para favorecer los procesos en el flujo de la comunicación— necesitamos herramientas flexibles que se adapten a los espacios y dispositivos, con la transición y facilidad de uso que le permita al usuario tener prácticamente la misma experiencia, sin importar donde se encuentre.
Los dispositivos móviles se han convertido en una extensión de las extremidades humanas que se complementan con las computadoras personales. Para colaborar es necesario contar con alguna aplicación que mantenga el flujo de trabajo entre los colaboradores. Éstas normalmente cuentan con un mensajero instantáneo, para enviar y recibir archivos, integran teléfono con capacidad de video y la capacidad de intercambiar o usar los servicios de manera segura.
Por otro lado y desde el punto de vista del diseño, los espacios de trabajo físicos pueden dividirse en 4 grupos:
- Personales. Estos pueden encontrarse en la casa u oficina. Para facilitar la colaboración integran dispositivos como un teléfono móvil, tableta, computadora personal con diadema o audífonos, así como una cámara web. Dependiendo de la movilidad y disponibilidad del espacio en el escritorio, también pueden incluir sistemas de videoconferencia dedicados.
- Dinámicos. Están diseñados particularmente en lugares donde el regreso a la oficina se lleva a cabo de manera escalonada. Invitan a las personas que los utilizan a personalizar un espacio de trabajo no asignado a ellas. Lo único que deben hacer es tomar su dispositivo móvil, abrir la cámara de su teléfono y escanear el código QR que aparece en el equipo de videoconferencia disponible. Así, la persona puede ver la lista de reuniones programadas en su calendario y unirse a ellas presionando un solo botón.
- En equipo. Están pensados para hacer lluvia de ideas y normalmente son espacios abiertos localizados en oficinas, donde lo que se busca es la interacción creativa de las personas involucradas en el desarrollo o planeación de un proyecto.
- Reuniones ejecutivas. Son los que permiten la comunicación con áreas en la organización distantes como proveedores y socios de negocio. Son espacios que pueden recibir a 3 personas o más.
Otro elemento fundamental de la vida diaria es la movilidad que no solo la permite el uso de los dispositivos móviles como desde ya hace unos años, sino que hoy pueden integrar herramientas de realidad virtual que —a través de la inteligencia artificial— traducen simultáneamente, ponen subtítulos y eliminan el ruido del entorno en las reuniones con un potencial de uso que aún estamos por descubrir.
La desaparición del cubículo es inminente. Hoy se da paso a una nueva generación de herramientas de productividad transformadas por situaciones externas que modificaron nuestra realidad. Gracias a la evolución de la tecnología, los procesos y a la forma de adaptarse de la gente, las organizaciones han sabido hacerle frente a esta realidad para funcionar con normalidad y, en ocasiones, haciéndolas más productivas que antes.
Omar Peláez
Arquitecto de colaboración para México
