*Por Damián Malfatti, director de TOTVS México

Desde hace unos años, la automatización de procesos se ha convertido en algo casi obligatorio para que las empresas tengan oportunidad de desarrollarse y mantenerse competitivas. Después de todo, el uso de tecnologías modernas y avanzadas pueden evitar errores en la operación, optimizar actividades y promover la reducción de costos, mejorando el flujo de trabajo de una empresa, que se traduce a tres palabras claves: eficiencia, calidad y productividad.

En el último estudio Global Competitiveness Report, México ocupa el puesto 48 entre 141 países. Mientras que el Indicador Global de Productividad Laboral de la Economía del INEGI reportó que en el segundo trimestre del 2022, fue registrada la cuarta cifra más baja desde la crisis financiera global del 2009. Esto quiere decir que aún hay atascos en los procesos de muchas empresas mexicanas, como si su gestión estuviera cansada para correr una maratón de negocios. Lo bueno de esto, es que existe solución. Se puede arreglar esta situación tomando las decisiones correctas en el momento correcto… ¿pero cuando sé que ese momento tocó mi puerta? Aquí te cuento tres señales que alertan que ya es hora de actuar:

El rendimiento y productividad de tu equipo y operación es baja

La burocracia y la falta de información en el momento apropiado comprometen la productividad de todo el equipo en relación con los objetivos establecidos. Esto se traduce en resultados por debajo de la meta, lo que pueden afectar los números globales de la empresa, como indicadores de venta y satisfacción del cliente, o hasta la relación con todas las partes interesadas. En cambio, si optas por automatizar estos procesos, facilitas el flujo de información y permites que el equipo de trabajo se concentre en la estrategia y no en tareas operativas que les quita tiempo valioso de su jornada.

Recalco esto, porque hemos visto como la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, retrabajo y desperdicios de recursos, generando un impacto significativo en la gestión de toda la organización. Por eso, es importante definir un camino a seguir e implementar la tecnología necesaria para cuidar de ese engranaje. Además, un punto importante a agregar en el ambiente de trabajo moderno y adaptado a las nuevas necesidades, es la posibilidad real de colaboración y comunicación entre las diferentes áreas de la empresa que las plataformas digitales permiten. Actualmente, esto es clave porque resulta en mejores y más precisos insights para la toma de decisiones.

Incorporar tecnología a los procesos del día a día del equipo, ayudará a reducir el margen de error de toda la estrategia y producción, dándole el espacio necesario a tu equipo para una mejor organización para el cumplimiento de metas internas y externas.

La sobrecarga en el flujo de trabajo es un problema difícil de resolver

El fácil y rápido acceso a la información dentro de una empresa es un punto extremamente importante. Si aún persisten las prácticas de una hoja de cálculo para cada proceso significa que difícilmente se pueda tener un panorama completo con todo el procesamiento de datos, que puede ser una carga operativa exhaustiva, limitada, lenta y con bastante espacio para errores manuales que atrasan todo el flujo.

Un sistema de gestión capaz de automatizar, centralizar y organizar toda la información de la organización, donde el equipo y sus respectivos integrantes, pueden acceder, editar y actualizar esta data; garantiza que todos trabajen alineados en la misma versión, con coherencia y seguridad, velando por la estrategia y calidad a lo largo de toda la gestión.

Y si no sabes qué está pasando en el camino que está perjudicando ese flujo, es muy común que estos errores o gastos invisibles también salgan a flote cuando se digitaliza. automatización ayuda a identificar exactamente en qué etapa o proceso hubo un error, permitiendo rápidamente adoptar medidas que cuiden tu operación.

¿Toma de decisiones inteligentes o de suerte?

Actualmente, la dinámica del mercado y la necesidad de tener constantemente a disposición data estratégica, estadísticas y reportes, hacen que no resulte viable dejarse guiar solamente por la intuición, dejando temas tan importantes en manos de la suerte. Una solución avanzada de procesamiento de datos, que cuente con todas las variables estratégicas integradas, es el mejor aliado en horas decisivas y cruciales.

La evolución de migrar procesos manuales a automáticos tiene la misión de hacer que toda la organización trabaje alineada con la estrategia trazada, enfocada en tener resultados de calidad. Si en un mercado totalmente data-driven, el equipo toma decisiones basadas en la intuición, ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva porque tus resultados no tendrán ningún respaldo concreto. Llevando más inteligencia a los negocios, es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo y certero que mitigan los riesgos.

En conclusión, el uso de un ERP especializado es el soporte ideal para optimizar los procesos, sobre todo, aquellos que son rutinarios y repetitivos. Estos dos últimos adjetivos son las principales variables para identificar que ya es hora de transformarse digitalmente. De esta manera, resulta más fácil entrar en esta nueva era en el mundo de los negocios, que está a disposición de empresas de todos los sectores y tamaños. Si no se da paso a la evolución de la gestión con tecnología, resulta casi imposible detectar las prácticas que están perjudicando el negocio; alejándolo de las demandas de productividad, rentabilidad y competitividad del mercado de hoy, que no permiten darse el lujo de desperdiciar tiempo y recursos.