Por Nataliia Povrozniak, Technical Communication Competence Manager de SoftServe.

Mary J., directora de operaciones de una empresa tecnológica de tamaño medio, estaba perpleja ya que a pesar de la gran capacidad técnica de su equipo y de su enfoque ágil, el tiempo de productividad entre los desarrolladores recién contratados era extremadamente bajo.

Los recién llegados se enfrentaban a complicados procesos de aportación de código, tenían dificultades para encontrar la información necesaria y, en general, se sentían perdidos en el flujo de trabajo. Además, los desarrolladores de software más veteranos se sentían abrumados por las preguntas de los recién contratados, lo que amenazaba con generar una alta tasa de rotación entre los empleados con más antigüedad.

Por suerte, Mary J. y su empresa (un cliente de SoftServe) consiguieron estabilizar su onboarding mejorando la documentación y la capacidad de localizar información técnica. En este artículo, desglosaremos el camino que recorrieron.

Crear una cultura que dé prioridad a la documentación

El reto al que se enfrenta una empresa tecnológica de tamaño medio descrito anteriormente no es raro. Los problemas de incorporación de nuevos talentos son enormes para las empresas tecnológicas.

Según Gallup, un asombroso 88% de los empleados tiene una opinión negativa de su proceso de incorporación. Otro estudio de investigación afirma que uno de los problemas más difíciles de la incorporación es aprender a hacer el trabajo.

Por ejemplo, los equipos de desarrollo de software pueden tener problemas con los matices de la información del producto, la arquitectura o las normas específicas para escribir el código. Y eso es exactamente lo que experimentaron los nuevos contratados en la empresa donde trabaja Mary J.

Una documentación adecuada puede resolver problemas y ayuda a los equipos a construir cosas increíbles. Pero, ¿cómo construir esta cultura de la documentación y cómo puede ayudar a incorporar a los nuevos empleados?

1. Construir una base de conocimientos

Lo que suele ocurrir en las empresas digitales es que la información se encuentra en una de estas dos situaciones:

• Almacenada de forma no estructurada (normalmente en una plataforma colaborativa y en todo el entorno del equipo)
• En la memoria humana (poca o ninguna información documentada)

Imaginemos lo que ocurriría si un ingeniero de software, que es básicamente una biblioteca andante, pierde sus notas, se va por enfermedad o abandona la empresa por completo, sin dejar ninguna documentación.

El caso más frecuente, sin embargo, es cuando la documentación está almacenada pero no estructurada. Por ejemplo:

• Piezas de contenido dispersas en una plataforma de colaboración
• Vídeos interminables: grabaciones de reuniones y presentaciones en vídeo que todo nuevo empleado debería ver
• Mensajes de audio o de texto

Como resultado, un novato (o incluso un empleado con muchos años de antigüedad) debe rebuscar entre toneladas de documentos y ponerse en contacto con muchas personas para obtener la información necesaria. Este es un caso en el que resulta útil crear o sistematizar una base de conocimientos para uso interno. Esta base debe ser:

• Completa, y proporcionar datos exactos y reales
• Escalable, porque debe actualizarse constantemente
• De fácil lectura, para crear y comprender sin problemas

La construcción de la base de conocimientos a menudo requiere mejorar, actualizar o crear diferentes activos de documentación técnica que pueden incluir:

• Documentación de la arquitectura de la aplicación y de la red
• Especificaciones de requisitos de software
• Guías para desarrolladores
• Documentación del proceso de lanzamiento

Los documentos deben ser accesibles para todo el equipo en cualquier momento. Esto significa que encontrar una plataforma o almacenamiento conveniente para el conocimiento es también un reto esencial a resolver.

2. Preparar la documentación de incorporación

Mientras que una sólida base de conocimientos es la piedra angular para todos los que participan en el desarrollo de software y los procesos empresariales, la documentación de incorporación, por definición, está diseñada específicamente para los nuevos empleados.

La documentación de incorporación suele incluir:

• Una lista de comprobación para los nuevos empleados, un conjunto de tareas guiadas con enlaces a recursos internos importantes
• Instrucciones para iniciar sesión en los sistemas críticos o para instalar las aplicaciones y bibliotecas necesarias
• Políticas de la empresa
• Guías sobre los flujos de trabajo establecidos

Estos y otros recursos de incorporación ayudan a los nuevos empleados a aprender las reglas del juego, lo que es fundamental para su rapidez y éxito. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la documentación de incorporación no es un objetivo en sí mismo. El objetivo es ir más allá para ofrecer una experiencia de incorporación completa.

Un experto en comunicación técnica puede ayudarle a determinar qué documentación debe incluirse y cómo integrarla eficazmente en el proceso de incorporación.

3. Creación de una estrategia de documentación

El último paso en este camino es crear una estrategia para mantener la documentación al día. Si la estrategia ya está en marcha, puede que sea necesario aplicar enfoques más eficaces para mantenerla.

La preparación y actualización periódica de la documentación no debe ser una tarea ad hoc, sino algo a lo que la empresa dedica regularmente su tiempo y recursos para crear, mantener y mejorar.

Algunas preguntas esenciales que hay que hacerse al crear una estrategia de documentación son:

• ¿Cómo se comunican las diferentes partes interesadas del equipo?
• ¿En qué momentos se actualiza la documentación?
• ¿Cuál es el ciclo de vida de cada documento?

Una persona específica (o un equipo) que se ocupe de la documentación puede encargarse de estas tareas.

¿Cómo puede ayudar un comunicador técnico?

Un comunicador técnico es un miembro de un equipo de desarrollo que ayuda a organizar los conocimientos. Se encarga de crear, actualizar y perfeccionar la documentación y los procesos. Su misión general es garantizar que la documentación se encuentre en el centro del flujo de trabajo y del éxito.

Al mejorar la documentación y alinearla con los mejores estándares, se puede mejorar el tiempo de productividad de los nuevos empleados. Un comunicador técnico aporta:

• Eliminación de la pérdida de ingresos y de los costos asociados gracias a la entrega rápida y adecuada de información dentro del equipo
• Aumento de la productividad gracias a la mejora de la comunicación del equipo
• Una mejor imagen de la empresa debido a la asignación de todas las tareas correspondientes al profesional

Conclusión

La documentación, aparentemente una actividad rutinaria, ofrece la oportunidad de ir más allá de los documentos y ofrecer una experiencia de incorporación completa. Considerada a menudo como una idea tardía, la documentación debería considerarse un elemento crítico de los procesos de desarrollo de software.

Lo mejor de todo es que no tiene que crear o arreglar la documentación por su cuenta. Un comunicador técnico puede ayudar a ello aplicando su experiencia en estrecha colaboración con el equipo principal.