Los espacios de trabajo digitales se están incrementando en el epicentro de los negocios, proporcionando flexibilidad, innovación y centrándose en el usuario final. Las compañías están diseñando infraestructura que permita el acceso centralizado y seguro a aplicaciones, servicios y recursos en cualquier momento y en cualquier lugar, desde la computadora, laptop o teléfono inteligente. Al mismo tiempo, el departamento de TI se beneficia de una gestión más sencilla, segura, flexible y de la posibilidad de almacenamiento en la nube.
Gartner describe los espacios de trabajo digitales como una “estrategia de negocio para promover la efectividad y compromiso a través del uso de ambientes computarizados más dirigidas al consumo”. Por otro lado, este año el pronóstico de IDC muestra que el 65% de las empresas a nivel global están comprometidas a transformarse en compañías basadas en la información, moviendo el foco organizacional a las relaciones, personas y capital intangible. Al mismo tiempo, el nivel de conectividad relacionada con productos, y procesos incrementará el 50% todas las cadenas de valores de la industria. Sin duda, los espacios de trabajos digitales están evolucionando rápido y proporcionan muchos beneficios para los departamentos de tecnología.
El departamento de TI debería ser un facilitador
El departamento de tecnología juega un papel fundamental en la implementación del espacio de trabajo digital y es un imperativo que sean vistos como facilitadores más que obstáculos a lo largo de toda la empresa. Esto incluye ver más allá de sus funciones y hacer radiografías de los niveles de desempeño de los usuarios. Los CIOs pueden encontrar esto desafiante ya que se trata de una orientación a la que no están acostumbrados. Pero la adaptación es imprescindible para hacer que el concepto funcione. Una robusta estrategia de trabajo móvil, permite a TI convertirse en parte del board directivo, tomando un rol de influencia en la cultura, diseño y desempeño del negocio. La retroalimentación y el trabajo en equipo entre TI y empleados, es vital para lograr que los espacios de trabajos digitales sean exitosos y llevarlos al siguiente nivel.
Ante este panorama, Ali García, señala 6 beneficios que ofrecen los espacios de trabajo digitales al departamento de TI:
1) La gestión automatizada genera menor carga de trabajo al departamento de TI: Estos espacios permiten la gestión automatizada. La aplicación de distribución de las tareas puede ser automática, prestando mayor seguridad y cumplimiento de las mismas. También facilita al departamento de TI la adaptación rápida a las necesidades de cambio del negocio, y el flujo del trabajo puede ajustarse rápidamente cuando los gerentes sientan que es necesario. Las nuevas tecnologías pueden ser fácilmente integradas sin interrumpir el trabajo de nadie independientemente del departamento que sea.
2) Suministro de escritorios virtualizados a los recién llegados: Los escritorios virtuales son la fuerza que mueven los espacios de trabajos digitales. Proveen a las empresas un costo efectivo y una forma segura para que los trabajadores accedan a las aplicaciones y recursos donde quiera que estén, desde cualquier dispositivo. Esta tecnología ayuda a reducir el tiempo a los departamentos de TI para configurar nuevas computadoras y limita los gastos en la gestión, soporte y contratación. Como todo, es manejado, almacenado y asegurado centralmente. TI ya no necesita hacer un respaldo de archivos o escaneo de virus, por ejemplo, en dispositivos individuales. Al mismo tiempo, la seguridad se mejora, ya que el acceso y uso de ciertas aplicaciones puede ser restringido y monitoreado.
3) Una sola tienda de aplicaciones controla la proliferación de aplicaciones: recurrir a espacios de trabajos digitales puede permitirnos el acceso a nuestras herramientas y archivos donde y cuando queramos, personalizado con nuestras aplicaciones y datos. Por otro lado, el acceso a las aplicaciones puede obtenerse por una única tienda que facilita la administración. Tener una central soluciona los problemas de inicios de sesión y bloqueos.
4) Un único ingreso significa contraseñas optimizadas: personas y contraseñas no son una buena mezcla, y todos somos culpables de olvidarlas. Un único ingreso hace más fácil manejar las cuentas. La web de Servicios de Amazon, por ejemplo, ofrece un solo ingreso a las capacidades de Amazon Workdocs y Amazon Workspace. Además se reanuda la sesión de manera automática. Estos avances restauran el trabajo previo de los trabajadores al momento que se detecta una interrupción en la sesión.
5) Panorama amplio de la seguridad: el espacio de trabajo digital posibilita a TI obtener una visión panorámica, más allá de asegurar dispositivos, se buscan estrategias usando información situacional, como localización, tiempo compartido con IP, IT Stack, URL, etc., para tomar decisiones sobre los riesgos potenciales. Con esta automatización, los departamentos de tecnología pueden tener una visión más extensa de los procesos y flujos de trabajo para monitorear algún comportamiento anormal que suceda en la cadena.
6) Mejor comunicación con el board directivo: adaptarse a los espacios de trabajo digitales abre un mejor diálogo entre los directivos y TI en relación al desempeño, efectividad de la fuerza laboral y cultura de la compañía. Es clave establecer a TI como un facilitador entre empleados, más que una barrera para la innovación. Esto se equipara a trabajadores más motivados e inspirados.
Mirando hacia el futuro
En conclusión, las compañías en todos los sectores están enfrentando verdaderos retos para ofrecer a sus empleados las tecnologías que ellos necesitan. Pero los que puedan ver el valor estratégico de este ambiente de trabajo, y puedan ponerse al frente de las tendencias, tendrán una clara ventaja en productividad, innovación, y colaboración. No obstante, implementar una estrategia no es el fin del juego. Los departamentos de tecnología deben continuamente evaluar y actualizar los espacios de trabajo para poder cosechar frutos en el futuro. Para ello, Orange Business Services ofrece soluciones personalizadas, unificadas y coherentes que pueden ser implementadas en todas las localizaciones y ser adaptadas a los requerimientos y prácticas a medida que el negocio evoluciona.
Samir El Rashidy, Director de Soluciones de Orange Business Services para América Latina
