Por Marco Hernández*
La Cuarta Revolución Industrial tiene como pilar fundamental la transformación digital y el cambio de los flujos de trabajo en corporativos, empresas, PYMES y la industria en general. Actualmente, la rapidez de respuesta que requieren los clientes está provocando que las estructuras sean menos rígidas, siendo la digitalización una opción que permite experimentar con nuevos modelos empresariales. A continuación te mostramos algunas ventajas que ha traído la implementación de oficinas digitales para sustituir los métodos arcaicos de captura y manejo de información impresa.
Conservar información de por vida
Antiguamente las oficinas ocupaban grandes espacios para salvaguardar una gran pila de carpetas repletas de facturas y contratos. Sin embargo, en muchas ocasiones los documentos impresos sufrían maltratos o pérdidas a causa de factores ambientales, accidentes y siniestros. Ahora se puede conservar esta información de por vida al ser almacenada en la nube, cambiando la forma de archivar información que debe ser respaldada.
Gestión documental sofisticada
Antes se perdían muchas horas para buscar documentos que por lo regular estaban desordenados e incompletos. Con la aparición de escáneres más sofisticados, los tiempos de captura y búsqueda se han reducido de manera considerable, además de ofrecer alternativas para tener una gobernanza óptima de papel. Por ejemplo, la digitalización ayuda a los colaboradores a que puedan modificar los archivos en diferentes formatos y a ordenarlos de mejor manera. Sin duda un cambio que pone a las empresas en una dinámica más competitiva a la de hace algunos años.
Analytics y Big Data
Los flujos de trabajo arcaicos necesitaban largos periodos para extraer información cualitativa y datos duros que dieran el panorama actual de la empresa. Hoy en día las herramientas digitales permiten que los datos sean extraídos y compartidos en minutos a diferentes áreas de una empresa con el fin de realizar diagnósticos oportunos, toma de decisiones y creación de escenarios en el mercado. Tener la posibilidad de sustentar nuestras acciones bajo el respaldo de información correctamente analizada, es sin duda una ventaja comparativa ante la competencia.
El escáner sin duda ha cambiado la forma en la que los colaboradores hacen sus actividades diarias. Sin embargo, la digitalización es un plan de negocio que ofrece un desarrollo en el capital humano y nuevas formas de hacer negocio. En Xerox además de soluciones se ha optado por capacitar a las empresas para que den de manera exitosa el primer paso a la transformación digital.
(*) Especialista es Marketing para Soluciones y Escáneres en Xerox Mexicana
